Tối ưu Hiệu quả giúp Quản lý Kho hàng trong Logistics

1. Quản lý kho hàng là gì? 

Quản lý kho hàng là một thuật ngữ rộng dùng để chỉ các ý tưởng và phương pháp chi phối hoạt động hàng ngày của một nhà kho.

Điều này bao gồm mua lại và sắp xếp không gian nhà kho, sắp xếp nhân sự, duy trì hàng tồn kho và hoàn thành các đơn đặt hàng ở mức độ cao.

Một quy trình quản lý kho tốt đòi hỏi phải tối ưu hóa và tích hợp từng quy trình đó để đảm bảo tất cả các khía cạnh của chức năng vận hành kho phối hợp trôi chảy đồng thời, nhằm tối đa hóa năng suất và giảm thiểu chi phí.

Quản lý kho hàng trong logistics ảnh hưởng đến cả sự hài lòng của khách hàng và chi phí của chuỗi cung ứng; do đó, điều này rất quan trọng đối với lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Hoạt động quản lý kho hàng là một thành phần của logistics và chuỗi cung ứng, và đã trở nên nổi bật trong những năm gần đây vì ngoài việc đóng vai trò là địa điểm lưu trữ các mặt hàng, chúng còn cung cấp giá trị thông qua nhiều dịch vụ khác nhau.

Quản lý kho hàng là tổng hợp các công việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp và giám sát kho lưu trữ hàng hóa. Thông qua hoạt động quản lý kho, bạn có thể cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh, chất lượng cũng như số lượng hàng tồn kho.

Căn cứ vào đó, bạn có thể đưa ra kế hoạch cân đối hàng hóa xuất nhập kho, đảm bảo sự liên tục, ổn định cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa trên thị trường.

Việc quản lý kho hàng nếu được thực hiện xuyên suốt, có khoa học còn giúp tăng cường sự an toàn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp về lâu dài.

2. Phân loại quản lý kho hàng trong logistic
Việc quản lý hàng hóa kho hàng trong logistics được phân loại dựa vào đặc thù riêng của hàng hóa. Mỗi hàng hóa sẽ có các tính chất, kích thước, mẫu mã khác nhau nên có các cách quản lý không giống nhau. Dưới đây ba cách phân loại quản lý kho hàng hóa mà bạn có thể tham khảo như sau: 

– Quản lý kho linh kiện: bao gồm toàn bộ các nguyên liệu đầu vào và cả bán thành phẩm của các công đoạn nhỏ để làm nguyên liệu cho các công đoạn sau đó tạo nên một thành phẩm nhất định.

– Quản lý kho hàng sản phẩm: là bao gồm các sản phẩm đã được hoàn thành và chỉ chờ để có thể xuất đi. Đây là thành phẩm cuối cùng của các dây chuyền sản xuất nên rất quản lý rất chặt chẽ để tránh hư hỏng hay mất mát trước khi chờ xuất ra khỏi kho hàng.

– Quản lý kho nguyên vật liệu đóng gói sẵn: bao gồm các loại bao bì, nilon, pallet, dây buộc, thùng carton… các vật dụng liên quan đến công việc chứa đựng, đóng gói.

Trong một số mô hình nhà máy kho vật liệu đóng gói có thể sác nhập vào kho linh kiện và kho sản phẩm. Theo đó phần vật liệu đóng gói dùng để chứa đựng linh kiện sẽ do kho linh kiện quản lý, phần vật liệu đóng gói dùng để chứa đựng, đóng gói sản phẩm sẽ do kho sản phẩm quản lý.

3. Hoạt động quản lý kho hàng trong logistics
Việc thực hiện quản lý kho hàng trong logistics bao gồm các hoạt động nhất định như sau:

– Bố trí, thiết kế cấu trúc kho bãi và các phương thức cất trữ, bốc xếp hàng trong kho: Đây là hoạt động rất cần trong việc quản lý kho hàng trở nên khoa học và tiết kiệm. Dễ dàng trong việc xuất nhập hàng hóa vào kho hàng.

– Quản lý hàng hóa trong kho: Bao gồm việc phân loại hàng hóa, định vị, lập danh sách, dán nhãn hoặc thanh lý hàng chất lượng kém.

– Kiểm kê hàng hóa: Nhằm nhận biết được hàng hóa đủ số lượng và chất lượng trong kho. Từ đó có thể điều chỉnh được sự chênh lệch hàng hóa. Thông qua đó có thể biết được hàng hóa được lưu trữ ở kho được tốt nhất.

– Quản lý công tác xuất nhập hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa được xuất nhập đúng thời gian, đúng tiến độ công việc tránh không làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong kho hàng.

– Đảm bảo an toàn hàng hóa và người lao động: Hàng hóa được giám sát một cách tốt nhất để tránh thất thoát hay hư hỏng không nên có. Bên cạnh đó đảm bảo quan sát được công việc của nhân viên đang và đánh giá được độ an toàn khi làm việc trong kho.

– Phòng ngừa cháy nổ và mất cắp: Các hoạt động trong kho được giám sát thông qua camera để có thể đảm bảo an toàn cho kho hàng. Việc quản lý hàng hóa trong kho sẽ được giám sát để phòng ngừa cháy nổ và mất cắp hàng hóa không xảy ra.

Quản lý kho hàng trong logistics thực tế đảm bảo những lợi ích sau:
– Đảm bảo nhận dạng chính xác của sản phẩm.

– Giảm thiểu việc xử lý hàng hóa.

– Tiến hành quá cảnh hàng hóa qua kho.

– Tối đa hóa việc sử dụng không gian có sẵn.

– Giữ hàng tồn kho ở mức tối ưu.

– Đảm bảo giao hàng đúng thời gian và chính xác.

– Nâng cao năng suất của nhân viên.

– Chi phí hoạt động thấp hơn.

4. Các giải pháp quản lý kho hàng trong logistic hiệu quả
Để quản lý kho hàng trong logistics một cách hiệu quả bạn cần kết hợp các thiết bị hỗ trợ thông minh; các phương thức quản lý sắp xếp hiện đại cùng với tác phong chuyên nghiệp, trách nhiệm để đem lại tính chính xác, an toàn, lâu dài cho hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp.

Quy hoạch kho theo từng khu vực
Điều đầu tiên để quản lý kho hàng hiệu quả đó là quy hoạch kho theo từng khu vực cụ thể để tránh việc lãng phí không gian về sau. Hàng hóa trong kho sẽ được bố trí theo từng khu vực rõ ràng dựa trên tính chất và tần xuất nhập hàng hóa. Những hàng hóa cố định sẽ được xếp ở phía trong hoặc ở tầng trên cao, hàng hóa xuất nhập thường xuyên sẽ đặt ở các tầng thấp hoặc gần cửa ra vào để dễ dàng di chuyển và lấy hàng nhanh chóng.

Các hàng hóa có tính riêng biệt thì nên sắp xếp ở một khu vực riêng để không lẫn lộn và ảnh hưởng đến chất lượng với các hàng khác. Ngoài ra, tổ chức quản lý kho hàng hiệu quả phải thiết kế bảng chỉ dẫn cụ thể, lối đi thuận tiện cho việc soạn hàng, nâng đỡ hàng hóa.

5. Vai trò của kho bãi trong logistics
Vai trò của kho bãi trong logistics thường là vô hình đối với khách hàng, nhưng chúng đóng một vai trò quan trọng ở hậu trường trong việc đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Để đạt được mục tiêu này, quản lý kho cần đảm bảo tất cả các quy trình chạy hiệu quả và chính xác nhất có thể.

Lợi ích của việc quản lý kho hàng tốt — cụ thể là dịch vụ nhanh chóng, chất lượng cao với chi phí thấp — có thể ảnh hưởng lan tỏa đến toàn bộ chuỗi cung ứng, tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp cũng như khách hàng.

Nhưng với nhiều yếu tố liên quan, việc tối ưu hóa quản lý kho có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Thế những trở ngại trong việc quản lý kho hàng là gì?

6. Những vấn đề trong quản lý kho, quản lý tồn kho trong logistics
– Không nhận được đúng dữ liệu vào đúng thời điểm

Chúng ta đang ở trong một thế giới mà dữ liệu ở xung quanh chúng ta và dễ dàng truy cập. Trong hoạt động, chúng ta có dữ liệu phong phú nhờ vào công nghệ mà chúng ta có. Tuy nhiên, dữ liệu cũng giống như dầu: việc thu thập nó là một phần dễ dàng, song yếu tố làm tăng thêm giá trị nằm ở sự tinh chỉnh nó.

– Nguồn cung ứng hạn chế

Do ảnh hưởng bởi hậu đại dịch, nguồn lực chất lượng đang ở mức khó. Điều này đã làm giảm tính linh hoạt và đặt ra một thách thức thực sự khi nhu cầu dao động trong thời gian ngắn.

– Giới hạn về không gian

Các công ty sẽ luôn cố gắng và bảo vệ sự sẵn có cho khách hàng của họ. Cách tiếp cận phổ biến là tăng hàng tồn kho, điều này gây ra các vấn đề về không gian cho các nhà cung cấp 3PL. Khi không gian trở thành một vấn đề, nó cũng ảnh hưởng đến việc tối ưu hóa bộ mặt và sử dụng kho hàng.

– Khả năng hiển thị đầy đủ từ đầu đến cuối của chuỗi cung ứng

Hoạt động kho hàng thường nằm ở giữa chuỗi cung ứng. Do đó, có rất nhiều yếu tố bên ngoài có thể tác động trực tiếp đến hoạt động quản lý kho hàng trong logistics.

Có được khả năng hiển thị của những yếu tố này sẽ cho phép hoạt động có thể kịp phản ứng, và đây là thách thức: Làm cách nào để dự đoán doanh số bán hàng của khách hàng và do đó dự đoán mức tăng đột biến về khối lượng hoặc thời tiết có thể ảnh hưởng đến cả mạng lưới trong và ngoài nước?

– Thích ứng với công nghệ 4.0

Một thách thức khác là theo kịp tốc độ của công nghệ. Một số hoạt động hiện đang triển khai RF (sóng siêu âm vô tuyến điện) và coi đây là một bước phát triển. 

Giải pháp quản lý kho hàng, kho bãi trong logistics
– Nhân viên vận hành kho trong logistics

Nâng cao đào tạo nhân viên là một khoản đầu tư hợp lý, không chỉ giúp việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho trôi chảy, mà còn hỗ trợ trong các lĩnh vực cần thiết khác. Những nhân viên được đào tạo bài bản sẽ đưa doanh nghiệp của bạn đi vào guồng quay.

– Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên

Nhiều doanh nghiệp ngày nay vẫn thường dành ra một hoặc nhiều ngày ngừng hoạt động kinh doanh để kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho của họ. Điều này có thể dẫn đến tổn thất lớn, không chỉ trong những ngày đó mà còn vì họ có thể mất khách hàng tiềm năng khiến doanh nghiệp đóng cửa.

Phương pháp này có một bất lợi bổ sung. Vì rất tốn thời gian nên các công ty chỉ thực hiện kiểm toán một lần mỗi năm.

Vì vậy, nếu thực tế đã phát hiện ra bất kỳ vấn đề nào về hàng tồn kho, thì nguồn này rất khó theo dõi, vì bạn có dữ liệu cả một năm để kiểm tra.

– Ứng dụng phần mềm quản lý kho logistics

Hệ thống quản lý kho hàng là một giải pháp phần mềm cung cấp khả năng hiển thị toàn bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp và quản lý các hoạt động thực hiện chuỗi cung ứng từ trung tâm phân phối đến kệ hàng.

Các giải pháp quản lý kho hàng cũng cho phép các công ty tối đa hóa việc sử dụng lao động và không gian cũng như đầu tư thiết bị bằng cách điều phối và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và dòng nguyên liệu. Cụ thể, hệ thống quản lý kho hàng, kho bãi trong logistics được thiết kế để hỗ trợ nhu cầu của toàn bộ chuỗi cung ứng toàn cầu, bao gồm các doanh nghiệp phân phối, sản xuất, thâm dụng tài sản và dịch vụ.